Dla każdego  prowadzącego działalność gospodarczą lub zarządzającego przedsiębiorstwem informacja o kontroli zawsze jest bardzo stresującym wydarzeniem.

Bez właściwej wiedzy i zaangażowania specjalistów nigdy nie mamy pewności czy wszystkie obowiązki środowiskowe w przedsiębiorstwie są realizowane prawidłowo. Zaczynamy analizować czy zatrudniona kadra i nasi podwykonawcy pracują w zgodzie z polskimi przepisami środowiskowymi.

W niniejszym artykule postaramy się pomóc w przygotowaniach do kontroli, określić jakie jednostki mogą nas kontrolować z jakiego zakresu oraz jakie mają uprawnienia.

Kto może nas kontrolować z zakresu ochrony środowiska?          

Najczęściej kontrolującymi przedsiębiorców z zakresu ochrony środowiska jest Wojewódzki Inspektorat Ochrony Środowiska (WIOŚ), Urząd Marszałkowski właściwy miejscu prowadzenia działalności lub siedzibie firmy, właściwy urząd  gminy czy też miasta, a nawet straż miejska.

Wojewódzki Inspektorat Ochrony Środowiska.

Wojewódzki Inspektorat Ochrony Środowiska przeprowadza dwa rodzaje kontroli: planowaną i interwencyjną.

Kontrola planowana związana jest z listą przedsięwzięć które należy skontrolować z uwagi na inne przepisy, oraz z grupą przedsiębiorców z danej branży wybieranych do kontroli losowo, i jest to powiązane z systemem KRS, CEiDG i BDO.  W związku z tym należy traktować z ostrożnością powszechnie panującą opinię wśród niektórych przedsiębiorstw deklarujących by nie „ujawniać” swoich działalności w zakresach środowiskowych., System może nas wylosować, czego konsekwencją przy braku wypełniania obowiązków z zakresu ochrony środowiska mogą być wysokie kary.  Przedsiębiorca otrzymuje odpowiednio wcześniej zawiadomienie z WIOŚ o planowanej kontroli, jej zakresie i terminie trwania. W razie wątpliwości co do sposobu przeprowadzenia kontroli albo zakresów, których kontrola ma dotyczyć dobrą praktyką jest skontaktowanie się z  osobą prowadzącą daną sprawę i wymienioną w zawiadomieniu.

Kontrola pozaplanowa czyli tzw. kontrola interwencyjna jest przeprowadzana na wniosek administracji publicznej lub podmiotu (ktoś złożył zawiadomienie o możliwości popełnienia przestępstwa przeciwko środowisku, wystąpieniu awarii czy zanieczyszczaniu środowiska). Inspektorzy w tym przypadku przeprowadzają kontrolę bez uprzedniego zawiadomienia, w celu wykrycia nieprawidłowości.

Urząd Marszałkowski

Urząd Marszałkowski kontroluje przedsiębiorcę z poprawności składanych sprawozdań oraz działaniu zgodnie z wydanymi przez ten organ decyzjami.

• Prawidłowość naliczenia opłat za korzystanie z środowiska.
• Prawidłowość składania sprawozdań z ilości wytworzony odpadów.
• Prawidłowość składania sprawozdań z ilości zebranych i/lub przetworzonych odpadów.
• Prawidłowość realizacji obowiązku organizacji zbierania odpadów opakowaniowych i poużytkowych,
• Przestrzeganie zasad wynikających z decyzji zbierania, wytwarzania i lub przetwarzania odpadów.

Kontrola gminnego wydziału ochrony środowiska.

Kontrola z działu ochrony środowiska danej gminy natomiast sprawdza przede wszystkim poprawność prowadzenia w przedsiębiorstwie gospodarki odpadami zgodnie z Ustawą z 13 września 1996 o utrzymaniu czystości i porządku w gminach oraz Ustawą z dnia 14 grudnia 2012 o odpadach .

• Czy jest zawarta umowa na odbiór odpadów komunalnych (o ile brak systemu gminnego)
• Sposoby gromadzenia wytwarzanych odpadów;
• Czy wytwarzane odpady są przekazywane uprawnionym podmiotom,
• Czy prowadzona jest prawidłowa ewidencja wytwarzanych odpadów,
• Czy przedsiębiorca dokonał zgłoszeń działających instalacji powodujących emisje do środowiska.

Przebieg kontroli.

Na wstępie Inspektorzy zawsze legitymują się stosownym upoważnieniem do kontroli oraz zgodnymi dokumentami służbowymi.

Pierwszym dokumentem do przygotowania jest książka kontroli, w którym inspektorzy wpiszą daty rozpoczęcia i zakończenia trwania kontroli. Warto wiedzieć, że inną kontrolę można zacząć dopiero po zakończeniu bieżącej.

Organy kontrolujące zazwyczaj zaczynają od wizji lokalnej, która ma na celu ocenę funkcjonowania zakładu i wychwycenia wszelkich nieprawidłowości, np. potrzeby posiadania pozwolenia czy prowadzenie nieprawidłowej gospodarki odpadami. Istnieje prawdopodobieństwo, że kontrola naszego przedsięwzięcia mogła rozpocząć się wcześniej np. od pobrania próbek z cieku wodnego, nagrania dokumentacji np. dronem.

W drugim etapie w firmie kontrolowana jest posiadana dokumentacja – formalna (np. dokumenty potwierdzające tytuł własności) oraz środowiskowa. W przypadku kontroli tzw. planowanej etapy kontroli mogą zostać zamienione tzn. w pierwszej kolejności inspektorzy zapoznają się z dokumentami, a następnie potwierdzają stan rzeczywisty z dokumentami na podstawie przeprowadzonej wizji lokalnej.

Inspektorzy mają prawo wstępu do kontrolowanego obiektu całą dobę, mogą wykonywać niezbędne pomiary i  badania oraz pobierać próbki w celu ustalenia na terenie objętym kontrolą stanu środowiska. Mogą zażądać pisemnych lub ustnych informacji oraz wzywania i przesłuchiwania różnych osób pracujących, okazania wszystkich dokumentów i udostępnienia wszystkich danych, które związane są z problematyką kontroli. Z prawa kontroli obiektu o każdej porze inspekcja korzysta raczej rzadko i jest to na ogół związane z podejrzeniem popełnienia przestępstwa lub wykroczenia. 

W zależności od kontroli sprawdzany jest konkretny obszar z zakresu ochrony środowiska albo wszystkie jego aspekty, przede wszystkim:

• gospodarka odpadami czyli wytwarzanie, bezpieczne magazynowanie i przekazywanie odpadów oraz dokumentacja z tym związana;
• emisja, czyli wprowadzanie gazów i pyłów do powietrza- czy w związku z prowadzona działalnością wymagane jest pozwolenie lub zgłoszenie oraz czy przygotowywane są i w jakim zakresie sprawozdania za korzystanie ze środowiska.
• gospodarka wodno-ściekowa to pobór wód na potrzeby wykonywanej działalności oraz zrzut ścieków- czy potrzebne w tym aspekcie jest pozwolenie wodnoprawne.
• wprowadzenie opakowań -czy firma jest wprowadzającym opakowania i realizuje związane z tym obowiązki min. rozlicza się z ilości wprowadzonych na rynek opakowań
• wprowadzenie produktów – czy firma wprowadza na rynek oleje, opony, smary i rozlicza się z nich.
• wprowadzenie sprzętu elektrycznego i elektrycznego oraz baterii i akumulatorów- czy firma jest zobowiązana i wypełnia obowiązki wprowadzającego?

Po zakończonej kontroli inspektor sporządza protokół w którym opisuje przebieg kontroli oraz umieszcza w podsumowaniu naruszenia (niewielkie błędy, które są przeoczeniem i łatwo je poprawić) oraz wykroczenia (znaczące niezgodności)  i związane z nimi sankcje.

Jak przygotować się do kontroli?

Prewencja, czyli działaj przed kontrolą

Każda działalność, również ta niewielka, ma do czynienia z aspektami związanymi z ochroną środowiska oraz z wynikającymi z tego obowiązkami z zakresu ochrony środowiska.

• Używasz samochodów w firmie – rozlicz zanieczyszczania wprowadzane do środowiska;
• Czy ewidencja zużycia paliwa pojazdów i maszyn jest prowadzona prawidłowo;
• Używasz maszyn na budowie – rozlicz zanieczyszczania wprowadzane do środowiska;
• Malujesz komponenty, masz lakiernie samochodową – rozlicz zanieczyszczania wprowadzane do środowiska, ale sprawdź czy nie potrzebujesz pozwolenia lub zgłoszenia na wprowadzanie gazów i pyłów do środowiska;
• Używasz spawarki? Magazynujesz paliwo w zbiornikach? – rozlicz zanieczyszczenia wprowadzane do powietrza, oraz sprawdź czy zbiornik został zgłoszony do Urzędu;
• Masz myjnie samochodową – rozlicz zanieczyszczania wprowadzane do środowiska w postaci ścieków, sprawdź czy nie potrzebujesz pozwolenia na wprowadzanie ścieków, zadbaj o badania ścieków w zakresie przekroczeń;
• Czy stan urządzeń zabezpieczających środowisko jest prawidłowy, np. czy separator jest przeglądany, czy filtry na emitorach wymieniane,
• Prowadzisz sprzedaż bezpośrednią czy też wysyłkową – sprawdź stan swoich rozliczeń za opakowania wprowadzane na rynek;
• Wytwarzasz odpady z działalności, czy prawidłowo zaklasyfikowałeś kody odpadów, czy gromadzisz je sposób zgodny z wymaganiami, czy firma która je odbiera posiada właściwe pozwolenia, czy twoja ewidencja odpadowa nie wzbudza wątpliwości;
• Importujesz lub wytwarzasz opony, oleje, akumulatory sprzęt elektryczny, baterie czy prowadzisz prawidłową ewidencję oraz czy zorganizowałeś system zbierania odpadów powstałych z tych produktów;

Przeprowadź audyt swoich działań, Audyt ochrony środowiska w przedsiębiorstwie.

Kontrola Planowana, czyli „Zawiadamiamy, że w najbliższy czwartek o godzinie 10:00 Inspektorat rozpoczyna kontrolę w zakresie…”.

Mając tę odrobinę czasu należy jak najlepiej przygotować się według posiadanej wiedzy. Przede wszystkim należy sprawdzić i zgromadzić posiadane pozwolenia, sprawozdania z zakresu ochrony środowiska, umowy np. z organizacjami odzysku, umowy z firmami odbierającymi odpadami lub przynajmniej kopie pozwoleń tych podmiotów, warto również sprawdzić stan wpisu w BDO dla tych podmiotów oraz wszelką dokumentację związaną z ochroną środowiska prowadzoną w przedsiębiorstwie. Należy wyznaczyć osobę odpowiedzialną do kontaktu z inspektorami.

Zawsze sugerujemy przejść się po zakładzie i krytycznym okiem ocenić , czy w ramach działalności którą prowadzimy  np. prawidłowo gospodarujemy odpadami.

Należy przeprowadzić kompleksowe szkolenie pracowników z właściwego postepowania z odpadami i zarządzania środowiskiem i uświadomić ich, że każde  zaniechanie, nadużycie lub zlekceważenie wytycznych naraża pracodawcę na straty finansowe.

Kontrola Interwencyjna, czyli „Dzień dobry kontrola”.

W przypadku gdy właśnie od inspektora dowiadujemy się o obowiązkach z zakresu ochrony środowiska może to być najbardziej dotkliwy scenariusz, niemniej taka kontrola jest związana z konkretnym obszarem lub problemem i zazwyczaj jest efektem skargi, zauważonego braku w dokumentacji lub istotnych nieścisłości.

Należy w przypadku tej kontroli współpracować z organem kontrolującym, składać wyjaśnienia i jeśli nie jest to „recydywa”, organy kontrolujące starają się umożliwić przedsiębiorcy korektę nieprawidłowości we wskazanym czasie. Niemniej należy zdać sobie sprawę, że w przypadku zaległości może się okazać, że np.  opłaty za niewykonane obowiązki z tytułu zorganizowania zbierania odpadów opakowaniowych będą wysokie.

 Okazując dobrą wolę i ściśle współpracując z organem kontrolującym przedsiębiorca zyskuje szansę na poprawę  oraz nie naraża się na penalizację swoich dotychczasowych działań.